Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Enger

Virtuelle Poststelle (VPS)

Die Stadt Enger bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle (VPS) seit dem 28.12.2009 die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation. Der Zugang wird unter den nachfolgend dargelegten Rahmenbedingungen gewährt.

Rahmenbedingungen

1. Zugangseröffnung

Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

2. Grundsätze der Elektronischen Kommunikation

Formfreie Vorgänge

Mit der Stadt Enger kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.enger.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.

Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Enger poststelle@vps.enger.de rechtsverbindlich und sicher elektronisch senden.
An diese Adresse dürfen nur digital signierte E-Mails geschickt werden.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt:

• Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASC II (.txt)
• Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
• Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Gepackte Dateien (z.B. .zip, .rar) sind wie auch .exe-Dateien von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) sind nicht zulässig.

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Enger zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.

Sollten Probleme mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails auftreten werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Enger und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie beispielsweise anderen Behörden oder Institutionen.

4. Verfahrensablauf

Um Nachrichten und/oder Dateien an die VPS der Stadt Enger per Mail poststelle@vps.enger.de zu übersenden, ist für die verschlüsselte Übertragung der öffentliche Schlüssel (siehe auch Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie) zu verwenden.

Hier laden Sie den Öffentlichen Schlüssel der VPS Enger als .cer-Datei (2 KB) herunter.

Zur Installation des öffentlichen Schlüssels folgen Sie bitte den Anweisungen des Zertifikatsimportassistenten. Nach dem erfolgreichen Import des öffentlichen Schlüssels können Sie Ihn unter >>Internet Explorer>> Internetoptionen>> Inhalte>> Option Zertifikate einsehen.

Die Stadt Enger verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifkatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail -Adresse).

Sie können die elektronische Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber der Stadt Enger widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg beispielsweise per Briefpost eröffnen.

4.1 Technische Aspekte

Die technischen Voraussetzungen für diese Kommunikation sind:
• Internetanschluss
• Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur und Chipkartenleser. Hiermit signierte E-Mails sind ohne eigenhändige Unterschrift gültig.

Der Umfang Ihrer signierten Nachricht darf mit den Anlagen die Gesamt-Größe von 5 MB nicht überschreiten. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen wird das Verschlüsselungsverfahren S/MIME von der Stadt Enger unterstützt.

Die Stadt Enger unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren.

• Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
• Bundesnotarkammer
• DATEV eG Zertifizierungsstelle
• D-Trust GmbH (einschl. Chamber-Sign und Secoda)
• TC Trust Center GmbH
• DGB Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
• Deutscher Sparkassenverlag GmbH, Geschäftsfeld S-Trust

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht prüfen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.

5. Fragen und Probleme mit der elektronischen Kommunikation

beantwortet Ihnen gerne:

Sabrina Jürgensmeier
Steuerungsunterstützung und Organisation
Bahnhofstr. 44
32130 Enger
Telefon: 05224-9800-79
Telefax: 05224-9800-83
E-Mail: s.juergensmeier@enger.de